En auditoría, no todo ocurre en campo. A veces, las situaciones más críticas aparecen en los documentos.
En una auditoría interna reciente, ocurrió algo curioso: Al solicitar el informe del año anterior (realizado por el mismo auditor), el documento mostraba solo 1 no conformidad, cuando originalmente se habían identificado 8.
El detalle: el responsable actual del sistema de gestión era nuevo y asumía que ese informe era el original.
¿Qué está en juego aquí?
Más allá de lo anecdótico, esta situación revela un problema serio:
· Pérdida de integridad de la información documentada
· Falta de control sobre registros clave del sistema
· Riesgo de tomar decisiones basadas en información incompleta o alterada
¿Cómo abordar esta situación como auditor?
Un enfoque adecuado sería:
· Contrastar la información (si cuentas con el informe original o evidencia previa).
· Indagar cómo se gestionan y controlan los documentos del sistema.
· Evaluar si la organización tiene mecanismos para prevenir modificaciones no autorizadas.
No se trata de “buscar culpables”, sino de entender qué falló en el sistema.
¿Corresponde levantar una no conformidad?
Sí, es totalmente válido.
En ISO 9001:2015, esta situación puede vincularse principalmente con:
· Cláusula 7.5 – Información documentada (control, protección e integridad de los documentos)
· Cláusula 9.2 – Auditoría interna (resultados confiables y trazables del proceso de auditoría)
Si el informe fue alterado sin control, se compromete la fiabilidad del sistema de gestión.
Dependiendo del impacto, podría tratarse de una no conformidad y no solo una observación.
¿Cómo evitar que “se mutilen” los informes?
Algunas buenas prácticas clave:
· Control de versiones y accesos (quién puede editar y quién no)
· Uso de formatos protegidos o firmados (PDF, firmas digitales)
· Respaldo de informes por parte del auditor o área independiente
· Sistemas documentales (como Odoo o gestores documentales) que registren cambios
Conclusión
Este tipo de situaciones no son solo errores administrativos; son señales de debilidad en el sistema. Un informe de auditoría no es un documento cualquiera: es la base para la mejora continua.
Si la información pierde integridad, el sistema pierde credibilidad.
En QSG ayudamos a fortalecer la confiabilidad de los sistemas de gestión y a preparar auditorías con enfoque real y transparente.
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